Как написать гарантийное письмо о предоставлении документов

Инструкции по составлению гарантийного письма о предоставлении документов и образец для скачивания

Гарантийные письма – это целый спектр некоммерческих деловых бумаг, в которых заключены официальные обязательства одной из сторон по отношению к другой (гарантия исполнения определённого действия либо соблюдения условия).

Письма-гарантии являются инструментом уменьшения риска во взаимоотношениях между субъектами предпринимательской деятельности, бизнес-структурами, физическими лицами и организациями.

Несмотря на то, что само по себе письмо не имеет весомой юридической силы, его наличие в виде приложения к важным по делу официальным бумагам имеет значимость.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Когда оно необходимо?

В зависимости от конкретных ситуаций субъект-субъектных отношений в деловой сфере, составляются различные виды гарантийных писем. Их вправе затребовать для подтверждения:

  • оплаты по накладным, счетам (например, при возникновении форс-мажорных обстоятельств, которые делают невозможной своевременную проплату за поставленные товары);
  • запроса на поставку товара с последующей оплатой;
  • договора на оказание услуг или выполнение объёма работ (подробнее о письмах, подтверждающих выполнение обязательств по договору, мы рассказывали тут);
  • получения юридического адреса компанией, арендующей помещение, при оформлении налоговых документов (как составляется письмо с подтверждением аренды помещения читайте тут, а о правилах составления гарантии юридического адреса от физлица мы рассказывали в этом материале);
  • договора по кредиту для предоставления в банк (о гарантийных письмах для банка читайте здесь);
  • договорённости между учебным заведением и предприятием о прохождении студентами профессиональной практики;
  • приглашения для иностранного гражданина, которого принимает физическое либо же юридическое лицо.

Спонсорское письмо, как один из вариантов гарантии, предусмотрено для оформления виз.

Кем составляется и кто подписывает?

Гарантийное письмо составляется физическим или юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, возлагающим на себя определённые обязательства. Такие письма могут быть написаны, например:

  • организацией-поставщиком или получателем товара;
  • мастерской, которая оказывает услугу (например, в случае получения изделия в ремонт);
  • арендодателем, предоставляющим объект недвижимости фирме в качестве юридического адреса (о таком письме, которое требуется от собственника помещения для регистрации ООО, мы рассказывали тут);
  • заёмщиком денег или по кредиту;
  • предприятием, принимающим практикантов;
  • гражданином или компанией, которые несут ответственность за приглашённого иностранца;
  • заинтересованным лицом, гарантирующим оплату проезда, проживания и медицинских услуг получателю визы в стране пребывания.

Подписывает документ лицо, его составлявшее.

Содержание

В структуре письма присутствуют следующие элементы:

  • личные данные отправителя или наименование организации;
  • адрес гаранта (юридический – для компаний, фактического места проживания – для физических лиц);
  • имеющиеся реквизиты отправителя, например, индивидуальный налоговый номер, расчетные счета;
  • данные стороны, которой направлено сообщение;
  • основной информационный блок с описанием предмета гарантии;
  • дата оформления, подписи и печати (если имеются).

О том, какая информация должна содержаться в гарантийном письме, читайте тут, а ознакомиться с образцом типового гарантийного письма вы можете здесь.

Основные требования

Несмотря на то, что гарантийное письмо пишется в произвольной форме, оно считается сообщением официального, а не личного характера, поэтому имеет некоторые особенности, исходя из требований к деловой корреспонденции.

Составление

Корректное и грамотное написание письма-гарантии предполагает:

  • официальный стиль изложения, использование деловой лексики;
  • целесообразность и краткость (информация излагается лаконично, ёмко и по существу вопроса;
  • определённость и ясность (без длинных витиеватых конструкций);
  • конкретика – документ не должен содержать неоднозначных предложений, (не используются фразы «в случае, если«, «будет возможным«);
  • чёткость – взятые на себя обязательства подтверждаются словами: «гарантирую», «обязуюсь«;
  • точность указания данных о цифрах, сумме, дате (в какой срок будут преданы бумаги, когда ожидается выплата суммы);
  • полнота – в письме должна быть указана вся нужная информация, ФИО и адрес написаны полностью, другая важная информация также не должна содержать сокращений;
  • грамотность – без грубых орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок.

Оформление

Гарантийное письмо должно быть надлежаще оформлено. Письмо-гарантия, написанное от имени юридического лица, составляется на бланке фирмы, которую оно представляет.

  1. Письмо составляется на листе А4.
  2. Документ печатается либо пишется от руки (чаще физическими лицами).
  3. Объём текста не должен занимать более одного листа указанного формата.
  4. В шапке письма указываются данные обеих сторон.
  5. Документ имеет заголовок «Гарантийное письмо». Допустимо и отсутствие такого заголовка. В этом случае по центру документа после шапки пишется обращение к адресату.
  6. Подписи должны быть разборчивыми, оттиск печати чётким.

Отсутствие печати на гарантийном обязательстве, составленном лицом, ведущим индивидуальную предпринимательскую деятельность, не влияет на подлинность документа.

Подробная инструкция для каждого пункта

От юридического лица:

  1. В шапке содержится логотип фирмы (если есть), наименование организации, контакты (адрес, телефон/факс, электронная почта, сайт (если есть), ИНН/КПП, платёжные реквизиты. Здесь же могут быть вписаны дата и номер исходящего.
  2. По правому краю листа прописывается должность адресата, наименование организации, к которой направлено письмо, ФИО получателя (полностью), юридический адрес предприятия (индекс, населённый пункт, улица, номер дома (корпус, кваритира – если есть).

Аналогичные фразы должны обязательно присутствовать в основном блоке гарантийного письма: «даем гарантию«, «гарантируем оплату«, «подтверждаем«, «обязуемся осуществить оплату задолженности«, «настоящим подтверждаем платёж«.

В конце документа ставится дата (если она не была указана в исходящих), подпись (подписи) ответственного лица с расшифровкой (ФИО, инициалы), утверждённые гербовой печатью.

Нюансы заполнения для физических лиц:

  1. ФИО и адрес проживания в шапке документа заполняются согласно паспортным данным. (Дополнительно может быть указан адрес фактического проживания).
  2. Суть обращения в письме.
  3. Подпись гаранта, дата.

Способы отправки

Гарантийное письмо может быть передано:

  • Лично или с курьером, при этом оно должно быть надлежащим образом зарегистрировано в журнале входящей документации (если обращено к юридическому лицу). Письму присваивается порядковый номер, после чего бланк подшивается к служебной корреспонденции фирмы.
  • Электронной почтой (желательно с уведомлением о получении и указанием ответственного лица, принявшего корреспонденцию).
  • Заказным письмом (в этом случае гарантирующее лицо будет иметь документ, подтверждающий отправление).

Грамотно составленная бумага способна послужить ключевым аргументом в спорных вопросах и разрешить ситуацию на пользу того, в чьих руках она находится. Также она является показателем серьёзности намерений гарантирующей стороны. Используя наши советы, вы без затруднений составите нужную гарантию обязательств.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Гарантийное письмо на юридический адрес (образец)

Кому: Межрайонная инспекция
Федеральной налоговой службы
№ 46 по г. Москве

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

ООО «СТК-Лаб» (в дальнейшем «Арендодатель”) настоящим гарантирует предоставление офисного помещения общей площадью ___ кв. м. в качестве адреса места нахождения Генерального директора Иванова Ивана Ивановича (единоличного исполнительного органа) регистрируемого Общества с ограниченной ответственностью «Василёк» (далее по тексту ООО «Василёк»). Адрес предоставляемого помещения: 124482, Москва, ул. Такая-то, д. 1, офис 17.

По факту прохождения ООО «Василёк» государственной регистрации с обществом будет заключен договор аренды офисного помещения, находящегося по вышеуказанному адресу.

Арендодатель гарантирует, что помещение принадлежит ему на законных основаниях и может быть беспрепятственно сдано в аренду без нарушения чьих-либо интересов, а также законодательства РФ.

Копия свидетельства о государственной регистрации права собственности на помещение серии ___ № __________ от дд.мм.гггг на 1 листе прилагается.

Что такое гарантийное письмо и как его написать: образец гарантийного письма об оплате, на адрес, на поставку товара

Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.

Немного истории

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

Суть гарантийного письма

Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

  • фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
  • стороны — гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
  • в теле письма — обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
  • согласно правилам делопроизводства — исходящий номер письма;
  • дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
  • печать организации;
  • если подписант по доверенности — то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.

Также, необходимо указать контакты, реквизиты и адрес стороны-гаранта.

Образцы гарантийных писем

Здесь мы приведем разные образцы гарантийных писем, с целью вашего ознакомления. В целом, суть тут везде одна — одна сторона что-то гарантирует, вторая выступает просто получателем данной гарантии.

Гарантийное письмо на юридический адрес

Для первичной государственной регистрации компании, либо при «переезде» уже действующей, среди комплекта документов, подаваемых в регорган, должно быть гарантийное письмо от собственника юридического адреса. Образец данного письма будет выглядеть примерно так:

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича, гарантирует предоставить нежилое помещение по адресу:

Г. Москва, Проектируемый проезд 5678, дом 56, строение 5, офис 67.

в качестве адреса места нахождения и нахождения единоличного исполнительного органа, для целей государственной регистрации обществу с ограниченной ответственностью «Вулкан».

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

Соответственно, здесь выражена гарантия стороны-собственника помещения предоставить данное помещение в качестве юридического адреса для будущей компании.

Гарантийное письмо на поставку товара

Как вариант, в гарантийном письме может быть выражена гарантия по исполнению договорных обязательств. В качестве примера приводим образец гарантийного письма на поставку товара:

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2019 г.

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

Здесь, как видим, выражена гарантия поставщика произвести отгрузку товара в определенный срок.

Гарантийное письмо на оплату

Достаточно часто встречающийся вариант использования гарантийного письма — взыскание задолженности. Здесь фигурирует такой образец гарантийного письма на оплату:

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести оплату по договору №___ от __.__.20__г. в срок до 01.08.2019 г.

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

Здесь уже выражена обязанность стороны-гаранта оплатить имеющуюся задолженность в определенный срок.

В целом, все гарантийные письма между собой очень похожи. Различаются они лишь в действиях, которые обязуется предпринять гарант.

Кстати говоря, расписку о получении денег в долг также можно считать гарантийным письмом. Также как и банковскую гарантию.

Гарантийное письмо о предоставлении документов образец бланк

Иначе говоря, гарантийные письма считаются способами по обеспечению исполнений обязательств сторонами сделок. Гарантийные письма могут быть составленными в качестве ответов по письмам-претензиям.

Бланки гарантийных писем содержат следующий перечень реквизитов:

  • номера и даты по исходящим документам;
  • получатели писем (адресаты) — названия организаций и данные по должностным лицам, которым они адресованы. Как правило, гарантийные письма составляются на имена руководителей компаний;
  • наименования документов – заголовки с указанием формулировок «гарантийные письма» можно не указывать, вполне достаточным считается указание тем писем;
  • тексты гарантийных писем – тут в обязательном порядке сторонами указывается перечень обязательств, в каких объемах и в пределах каких сроков организации обязуются произвести исполнение обязательства.

Тексты гарантийных писем могу включать перечни следующих формулировок:

  • о том, что стороны гарантируют;
  • полные перечни обязательств, которые каждая их сторон предоставляет посредством настоящего письма;
  • указания того, что компании обязуются исполнить по договорам;
  • гарантии своевременной и полной оплаты, согласно подписанным официальным документам. Кроме того, в текстах писем адресанты указывают перечни своих банковских реквизитов, ссылаясь на договоры, а также прописывают размеры штрафов, полагающихся к уплате в случае нарушений обязательства;
  • подписи с указанием должностей и расшифровок каждого из составителей гарантийных писем.

Таким образом, гарантийные письма считаются официальными деловыми письмами, которые содержат в себе данные, подтверждающие факт того, что были заключены соответствующие арендные договоры.

Иначе говоря, эти официальные бумаги являются гарантиями соблюдения прав и свобод всех сторон-участников договорных отношений.

Не рекомендуется недооценивать важность составления подобных писем, поскольку, при возникновении спорных моментов, они могут быть вам крайне полезными.

Ниже расположен типовой бланк и образец гарантийного письма о предоставлении документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Гарантийное письмо об оплате — образец

Что такое гарантийное письмо, как правильно его составить, образцы написания гарантийного письма. Гарантийное письмо представляет собой документ, который подтверждает намерения одной стороны выполнить определенные действия в пользу другой стороны или как пример, намерения придерживаться каких-либо условий по отношению к другой стороне. Грамотно написанное гарантийное письмо – залог Вашей уверенности в его исполнении.

Письмо-гарантия – что же это?

Гарантийное письмо об оплате (образец) — это в первую очередь документ, содержащий в себе гарантию реализации взятых на себя обязанностей одной стороной по отношению к другой. Такими обязательствами могут быть оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

Самым распространённым видом гарантийного письма есть гарантийное письмо на оплату задолженности.

Кстати, полезно узнать, как можно проверить компанию по ИНН?

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

  • Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
  • Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
  • Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
  • Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
  • Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

В гарантийных письмах от имени юридического лица всегда должны быть нужные реквизиты и подпись руководителя.

Обязательные реквизиты для юридического лица:

  • Наименование организации и его реквизиты
  • Необходимые контактные данные
  • Суть обращения в письме
  • Дата подписания
  • Печать организации, а также подпись ответственного лица

Реквизиты для физических лиц:

  • ФИО
  • Паспортные данные и адрес проживания
  • Суть обращения в письме
  • Подпись

Оформление документа

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Так как законодательством нет четко предусмотренной формы для написания гарантийного письма на оплату задолженности, подтверждение выполнения услуг и работ, о приеме на работу и других видов этого письма – написать его довольно просто.

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени юридического лица, оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме.

Образцы написания документов-гарантий

Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).

Гарантийное письмо о выполнении работ (составляется аналогично, но гарантии предоставляются на выполнение определенного вида работ в определенный срок)

Такой документ, как гарантийное письмо можно использовать не только для урегулирования взаимоотношений между юридическими лицами, его можно использовать и во взаимоотношениях физических лиц.

Дополнительно рекомендуется прочитать информацию о том, как составить письмо о возврате товара, а также как правильно написать претензию?

Инфографика «Гарантийное письмо»

Видео-инструкция «Гарантийное письмо»

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Здравствуйте! Мне нужно гарантийное обязательство на мебель. Мое ИП заключило договор
на изготовление и установку корпусной мебели согласно дизайна. Я все исполнил по договору, теперь заказчику нужно гарантийное обязательство на мебель, срок гарантии по договору 3 года. Можете ли вы отправить образец гарантийного обязательства на мебель на почту?

Здравствуйте. Гарантийное письмо используется сторонами вместо договора. Если у вас составлен договор и прописан срок гарантий, то дополнительно составлять гарантийное письмо нет необходимости. Тем не менее образец гарантийного письма о выполнении работ вы можете скачать на нашем сайте. Для его юридической силы необходимо использовать ваш бланк ИП и указать полные реквизиты.

Добрый день. Подскажите пожалуйста как написать гарантийное письмо супруга для получения вида на жительство?

Добрый день! В письме указывается следующее: кому; ваши фамилия, имя и отчество; адрес; контактный телефон; Ф. И. О. вашего гостя; номер его паспорта, когда родился, название страны, гражданином коей он является. Учтите, что вы обязуетесь нести все расходы за своего гостя и готовы предоставить ему жилплощадь, медицинскую помощь и средства на выезд из страны.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, образец гарантийного письма «Об оплате сметы на крышу». Что необходимо указать в этом письме? Спасибо.

Здравствуйте! Образец гарантийного письма можно найти на нашем сайте. Нужно просто вставить свои данные. Обязательные пункты документа: данные обеих сторон, подпись, дата, суть требования, сроки исполнения обязательств и их объемы.

Здравствуйте! Как правильно составить гарантийное письмо об обязательстве уплаты процентов в установленный срок?

Добрый день! Само по себе гарантийное письмо — это документ подразумевающий выполнение определенных обязательств, указанных в нем.в вашем случае это обязательство уплатить долг. Оно должно содержать данные: реквизиты и данные обеих сторон; описание сути гарантий и размер задолженности (цифрами и прописью); дата выполнения обязательства; реквизиты документа по которому возникла задолженность; подпись и дата. В письме рекомендуется использовать формулировки: «гарантируем», «обязуемся выплатить», «своевременную оплату гарантируем» и т. п.

МНЕ НАДО ДОПОЛНЕНИЕ К ДОГОВОРУ ПО ПОВОДУ ГАРАНТИИ НА НАШУ ПРОДУКЦИЮ

Здравствуйте. Гарантийное письмо составляется по реализации прав, взятых на себя сторонами. В вашем случае составляется доп.соглашение к договору поставки, ГК РФ ст.506. Образец легко найти в интернете.

Читать еще:  После рождения ребенка какие документы нужно оформлять
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector