Как правильно нумеровать страницы документа

Как правильно прошивать документы?

По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003 , есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141 .

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

Инструменты и основные понятия

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

  • Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
  • Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
  • Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
  • Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
  • Клей;
  • Ножницы.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  • Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
  • Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
  • Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
  • Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

  • Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

  • нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
  • опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
  • письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
  • материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
  • листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
  • документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
  • на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
  • цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
  • в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
  • когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

  • название организации;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
  • количество листов;
  • сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

  • Согласно правилам на описи не ставится номер.
  • Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Фотоинструкция




Как правильно нумеровать страницы документа

При составлении писем на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные — четными. [c.66]

Учет материалов на складах (кладовых) ведется в книге складского учета материалов ф. № М-17. До начала записей в книге нумеруются все страницы, на обороте последней страницы подписывается главный бухгалтер. На каждый вид материалов открывается отдельная страница, после каждой записи по приходу и расходу выводятся остатки. На основе первичных документов материально ответственные лица записи делают в тот же день. [c.149]

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.). [c.78]

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться (команда Название меню Вставка). Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится. [c.113]

Книжка МДП представляет собой сшив накладных международного образца, имеющих различный цвет. Книжка МДП является документом строгого учета, поэтому в ней нумеруются все страницы и корешки к ним, а также специальный отрывной талон на случай изъятия книжки таможенными органами. [c.298]

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной. [c.68]

Перед печатью документа его страницы обычно нумеруют. Выберите команду [Вставка-Номера страниц. ]. На экране появится диалоговое окно (рис. 10.10). [c.101]

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы начиная со второй страницы. Нумерация страниц выполняется арабскими цифрами без каких-либо знаков посередине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей. [c.23]

Можно порекомендовать одну из таких систем. Крупные разделы файла (например, планирование, изучение систем учета и контроля, непосредственная проверка документов клиента, завершение работы, подготовка итоговых документов) следует обозначать римскими цифрами. Внутри крупных разделов можно было бы обозначить подразделы буквами латинского алфавита (предположим, цикл оплаты — А, цикл реализации — В и т.п. либо нематериальные активы — А, основные средства — В и т.п.). Применение латинского алфавита не обязательно, но удобно при совместной работе с западными специалистами или с международными аудиторскими фирмами. Внутри мелких подразделов можно было бы использовать систематическую нумерацию 1,2,3. поскольку обычно над таким разделом работает (или нумерует его) один и тот же человек. При необходимости можно ввести дробную нумерацию, например, для раздела III, подраздела F, группы документов 5, фрагмента документа или номера страницы 2 [c.169]

Практическое применение требования, содержащегося в [50, п. 5.2], где говорится, что аудиторское заключение является единым документом, вызвало вопрос, как нумеровать в нем страницы. Если следовать правилу (стандарту), то почти все адресаты итоговой части аудиторского заключения получат ее на страницах, которые не будут начинаться с первой (предыдущие номера страниц будут относиться к вводной и аналитической частям). Могут отсутствовать несколько страниц из середины. Аудиторским организациям следует установить порядок нумерации, например нумеровать в отдельности страницы в каждом разделе аудиторского заключения. [c.444]

Читать еще:  Документы на земельные участки правоустанавливающие правоудостоверяющие

Вы получаете план проекта для анализа. Это документ объемом приблизительно 15 страниц. Страницы не нумерованы и нет оглавления. Просматривая план, вы обнаруживаете, что у него три раздела со следующими заголовками [c.164]

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. [c.33]

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Образец оформления приказа по основной деятельности дан в приложении 19. [c.41]

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа на расстоянии 10—15 мм от верхнего обреза листа. Слово страница (стр.), точки и тире на ставятся. [c.35]

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагается в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Некоторые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы. Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем носителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять процедуру подготовки к печати либо с целью печати на принтере, подключенном к другому компьютеру. [c.415]

Написание и оформление курсовой работы. Работа пишется по плану и оформляется в соответствии с определенными требованиями. Ее можно представить в компьютерном, машинописном варианте или написать от руки. Объем готовой работы — не менее 30 листов компьютерного текста. Текст работы представляется на одной стороне отдельных стандартных листов формата А4 с полями верхнее, правое, левое — 25 мм, нижнее — 32 мм (22 мм от номера страницы). Шрифт — Times New Roman, размер 13, междустрочный интервал 1,3. Нумерация страниц должна быть сквозной. Первая страница (титульный лист) и вторая страница (содержание работы) не нумеруются, но учитываются в общем количестве страниц. Номер страницы ставится внизу. На все цитаты, цифровые данные, приводимые в тексте, необходимо делать ссылки на источники в виде квадратных скобок с указанием порядкового номера источника в списке литературы и страницы из него. В основной части текста необходимо выделять разделы, главы и параграфы с обозначением их названий. Работа начинается с титульного листа, образец приведен в приложении. План работы содержит название разделов, глав и параграфов с указанием страниц в тексте. Список литературы должен быть представлен в следующем порядке официальные материалы (законы, указы, постановления Правительства, нормативные документы) монографическая, учебная и периодическая литература в алфавитном порядке статистические издания. По каждому источнику должны быть указаны автор, название работы, издательство, год издания, количество страниц. В конце работы необходимо вложить чистый лист для оформления рецензии. [c.6]

Все страницы ддаэдиефрацся арабскими цифрами по центру вверху, при этом на первой странице оригинала цифра не ставится, а на следующей за ней указывается цифра «2». Последним нумеруется заключительный лист документа, содержащего текст. В документах, объем текста которых на несколько строк превышает одну страницу, допускается перенос «остатка» на ее оборотную сторону с зеркальным расположением полей (т. е. левое поле оборотной стороны будет ужеправого. —Авт.). [c.478]

Как правильно нумеровать документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно нумеровать документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Количество листов укажите и цифрами, и прописью. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа. Отобразите характер имеющихся документов (например, чертежи).

А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

Общие нормы и правила оформления документов

Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов. Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

Как правильно нумеровать документы при подшивке

Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению.

Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  • Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  • В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  • В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению.

Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

Как правильно пронумеровать и сшить документы

Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа. Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа.

Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным. Полезная статья: Читайте о том, где и как секретарю закупать канцтовары Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ».

Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать.

Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.

Читать еще:  Список документов на субсидию по квартплате

Как правильно прошивать документы и нумеровать

Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

  • Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
  • Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
  • Так же поступают и с обложкой.
  • Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
  • Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
  • Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
  • При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом. Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
  • Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
  • Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
  • Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.

Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

  • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один.
  • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер.

Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве

Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе.

Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров. Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается. Как сшивать документы?

При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

  • название данного документа;
  • дата составления описи;
  • аннотация;
  • непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
  • в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.

На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки.

В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга.

Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов. Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). ВИДЕО: Подшивка папки с документами Как прошить документы для архива В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76 . Это быстро и бесплатно !

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

  • стандартными
  • нестандартными
  • длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Читать еще:  Восстановление документов на машину после утилизации

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления описи;
  • заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
  • перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
  • фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

  • нумеруются именно листы, а не страницы;
  • опись нумерации не подлежит;
  • при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
  • номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
  • нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
  • если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
  • если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

  • листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
  • лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
  • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-76 (Москва)
+7 (812) 467-44-78 (Санкт-Петербург)

Как начать нумерацию страниц в Word не с первой страницы

Удаление номера страницы с первой страницы

На вкладке Вставка нажмите кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и выберите пункт Изменить верхний колонтитул или Изменить нижний колонтитул.

Установите флажок Особый колонтитул для первой страницы.

Примечание: Особый колонтитул для первой страницы можно применить не только к самой первой странице документа, но и к первой странице любого раздела в нем.

В области верхнего или нижнего колонтитула на первой странице вы увидите надпись Верхний колонтитул первой страницы. Выделите номер страницы и нажмите кнопку DELETE.

Для выхода нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов или клавишу ESC.

Совет: Чтобы нумерация второй страницы начиналась с 1 вместо 2, выберите Вставка > Номер страницы > Формат номеров страниц и присвойте параметру Начать с в разделе Нумерация страниц значение 0 вместо 1.

Начало нумерации страниц со страницы 3 — двусторонняя печать

Если первая страница в документе — титульная, вторая — оглавление, а на третьей странице должен отображаться номер 1, см. статью Начало нумерации страниц на странице 3 — двусторонняя печать.

Выберите вариант, наиболее соответствующий вашей ситуации.

Вам нужно, чтобы номер не отображался на титульной странице, а на второй странице отображался сразу номер 2.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и выберите пункт Изменить верхний колонтитул или Изменить нижний колонтитул.

Установите флажок Особый колонтитул для первой страницы.

Примечание: Особый колонтитул для первой страницы можно применить не только к самой первой странице документа, но и к первой странице любого раздела в нем.

В области верхнего или нижнего колонтитула на первой странице вы увидите надпись Верхний (нижний) колонтитул первой страницы. Выделите номер страницы и нажмите клавишу DELETE.

Для выхода нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов или клавишу ESC.

Начало нумерации страниц со страницы 3 — двусторонняя печать

Если первая страница в документе — титульная, вторая — оглавление, а на третьей странице должен отображаться номер 1, см. статью Начало нумерации страниц на странице 3 — двусторонняя печать.

Удаление номера страницы с первой страницы

Выберите Вставка > Колонтитулы.

Справа щелкните Параметры и выберите Особый колонтитул для титульной страницы.

Еще раз щелкните Параметры и выберите Удаление номеров страниц.

Чтобы посмотреть номера страниц и проверить, удалился ли номер с первой страницы, выберите Вид > Режим чтения.

Если удалены все номера страниц, нажмите Вставка > Колонтитулы и выберите слева Остальные страницы. Нажмите Вставка > Номер страницы и выберите расположение номера.

Дополнительные сведения о номерах страниц см. в статье Нумерация страниц в Word.

Шаблоны пустых документов с нумерацией страниц без номера на первой странице:

Номера страниц в верхнем колонтитуле

Номера страниц в нижнем колонтитуле

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector