При приеме на работу оформляются следующие документы

Документы при приёме на работу

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

  1. Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
    • заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
    • свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
    • военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
    • удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
    • справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
    • свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
    • водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

  • Документ воинского учета понадобится, если соискатель является военнообязанным или подлежит призыву в ряды Вооруженных сил. Для тех, кто прошел военную службу и пребывает в запасе – это военный билет или удостоверение, выданное взамен него. Будущие призывники предъявляют удостоверение о том, что они полежат призыву на военную службу. Если такого документа соискатель предоставить не может, ему не должны отказать в трудоустройстве по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую отметку в личном деле и проинформировать военкомат о трудоустроенном потенциальном призывнике.
  • Документ, свидетельствующий о пройденном обучении (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации, могут попросить и лист-вкладыш с оценками). Нужен для того, чтобы подтвердить квалификацию и профессиональный уровень будущего работника, когда работа требует специальной подготовки.

    К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

  • Трудовая книжка. Нужна, если человек меняет работу. Трудовой книжки может не быть на руках, если:
    • это первое официальное трудоустройство гражданина;
    • человек устраивается на работу по совместительству;
    • трудовая книжка утеряна или повреждена.
  • Карточка СООПС – свидетельство, содержащее номер СНИЛС, если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В отдельных случаях предоставить ее не получится:
    • СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
    • карточка утрачена;
    • со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).
  • ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

    На работу впервые в жизни

    Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

    • трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
    • СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

    Дополнительные документы в связи со спецификой работы

    Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

    • водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
    • медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
    • разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
    • свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
    • справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

    Работодатель может попросить

    В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

    1. Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
      • ФИО и должность работодателя;
      • ФИО будущего сотрудника и его адрес;
      • заглавие документа – заявление;
      • просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
      • особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
      • подпись и расшифровка ФИО;
      • дата написания.

    Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

  • Фотографии (обычно просят 3 шт. формата 3х4) потребуются для оформления личного дела, личной карточки сотрудника, рабочего пропуска и т.п.
  • Анкета – заполняется также в процессе оформления. Может быть нужна для внутреннего пользования.
  • Справка о заработной плате с предыдущего места работы. Предоставление этого документа целиком в интересах соискателя, поскольку, если он уйдет на больничный при минимальном стаже на новом месте, он может получить повышенные выплаты в связи с расчетом по предыдущим заработкам.
  • Характеристика от прежнего работодателя, особенно представляющая соискателя в выгодном свете, повысит его шансы на трудоустройство и лучшие условия работы при прочих равных обстоятельствах.
  • Дополнительные свидетельства квалификации: сертификаты соответствующих курсов, справки о прохождении аттестации, свидетельство об ученой степени и т.п.
  • Документы о составе семьи бывают нужны для дополнительных гарантий работодателя или предоставления сотруднику определенных льгот (например, материальной помощи, дополнительных отпусков и т.п.).
  • Любые документы, могущие повлиять на социальные льготы и начисление компенсаций:
    • справка о беременности;
    • удостоверение многодетной семьи;
    • справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
    • справка о донорстве;
    • свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
    • государственные награды и т.п.
  • Часто необоснованно требуют

    Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

    • ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
    • постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

    Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

    Порядок оформления документов при приеме на работу

    Оформление нового сотрудника в каждой организации имеет свои нюансы. Несмотря на это, существует ряд правил, которые одинаковы для всех. Касаются они, в первую очередь, документов, которые оформляются во время приема на работу нового сотрудника. Соискателю стоит знать, что при приеме на работу оформляются определенный пакет документов, ведь для их правильного заполнения может понадобиться дополнительная информация, подготовленная заранее.

    Документы, которые должны быть у кандидата

    Каждое предприятие, открывающее конкурс на вакансию, нуждается в качественном и быстром подборе кандидатов. Потому, с целью упрощения процесса регистрации, законодательство Российской Федерации составило перечень необходимых документов для оформления. В соответствии с 65 статьей Трудового кодекса , независимо от того, на каком предприятии производится оформление, при себе соискатель должен иметь такие документы:

    • Удостоверяющие личность. К ним относятся паспорт, или же удостоверение личности, выданное временно.
    • Люди, несущие военную обязанность должны предъявить военный билет.
    • Если у кандидата на вакантное место уже есть опыт работы и оформлена трудовая книжка, ее также необходимо предоставить при оформлении.
    • Документ, который подтверждает то, что кандидат зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования. Если такой документ был выдан Пенсионным Фондом.
    • Документы, которые подтверждают квалификацию претендента на вакансию.

    Устраиваясь на работу в первый раз, кандидаты на замещение определенной должности не имеют трудовой книжки и пенсионного страхования. Кадровая служба производит документальное оформление приема на работу, потому именно она займется этой документацией в данном случае.

    Работодатель, руководствуясь спецификой работы, или же для того чтобы застраховать себя, может запросить иные документы. Поскольку такие случаи регламентируются, и указаны в законодательных актах, у каждого соискателя есть возможность с ними ознакомиться самостоятельно. Документы, которые не были перечислены в Трудовом кодексе РФ , не являются обязательными при оформлении на работу.

    В таблице перечислены условия, которые обязательно должны присутствовать в трудовом договоре

    Список документов, которые оформляются при приеме на работу

    Главный документ, регламентирующий отношения работодателя и сотрудника – трудовой договор. Но существует ряд сопутствующий бумаг, которые обязательны в оформлении. Приемом на работу должен заниматься сотрудник отдела кадров. Он знает порядок оформления и процедуру приема.

    Тому же, кто устраивается на вакантную должность, необходимо знать, какие документы оформляются при приеме на работу. В порядке заполнения необходимые бумаги выглядят так:

    • заявление будущего сотрудника о приеме на работу;
    • трудовой договор (составляется в двух экземплярах);
    • приказ о приеме на работу;
    • в трудовой книжке делается первая запись, подтверждающая прием работника на должность;
    • по стандартной форме создается карточка сотрудника.

    Необходимо учитывать порядок оформления документов при приеме на работу, ведь каждый из них является основанием для подписания следующих бумаг.

    При приеме на работу оформляются следующие документы в соответствующем порядке:

    • Заявление о приеме на работу подается вместе со всеми обязательными документами (удостоверение личности, трудовая книжка, и т.д.). Сотрудник отдела кадров обязан проинструктировать соискателя, а также проинформировать об использовании личных данных и условиях, предоставляемых работодателем.
    • Трудовой договор – документ высокой степени важности. Он свидетельствует, что работодатель и работник принимают общие обязанности и права. Именно поэтому очень важно детально ознакомиться со всеми нюансами работы, прежде чем приступать к подписанию договора. Составляется данный документ в течение нескольких дней со дня приема сотрудника на работу. Выполняется в двух экземплярах, один из которых остается в отделе кадров, а другой передается сотруднику. Сразу после подписания договора, он приобретает юридическую силу, потому важно заранее ознакомиться со всеми его условиями.
    • Приказ о приеме на работу составляется не позднее, чем через три дня с момента прихода на работу нового сотрудника. Такое распоряжение включает в себя данные об условиях приема, должность, а также оклад. Оформление выполняется в соответствии со стандартной формой, и передается на ознакомление сотруднику под роспись. После этого в трудовой книжке делают первую отметку на данной работе. При этом указывается дата приема, информация о нем, а также на каком основании сотрудник был принят.
    • Карточка сотрудника создается по стандартной форме в единственном экземпляре. После ее оформления, все данные даются на сверку сотруднику. Если информация внесена верно, он обязан заверить документ своей подписью. Такая карточка должна храниться на предприятии до 75 лет.
    Читать еще:  Какие документы нужно собирать после рождения ребенка

    Особенности оформления основных документов при приеме на работу смотрите в видео

    Документация, которая создается в процессе приема сотрудника на работу, полностью регламентирует права и обязанности работника и работодателя. Именно потому к ее оформлению допускаются только квалифицированные сотрудники. Все заполняемые документы имеют унифицированную форму, с которой заранее ознакомиться может каждый сотрудник. Благодаря этому можно предусмотрительно подготовить необходимые документы для быстрой регистрации и замещения желаемой должности.

    Прием на работу: порядок оформления документов

    Казалось бы, прием на работу очередного сотрудника не составляет для кадровика особого труда — оформление договора, приказа, личной карточки и т.д. Однако зачастую это делается бессистемно, в результате возникают ошибки, недочеты. В представленной статье структурируем процесс оформления документов при приеме сотрудников на работу, укажем сроки, которые необходимо при этом соблюдать, приведем образцы документов, ответим на часто возникающие вопросы.

    Нормативно-правовая база

    Главами 10 и 11 ТК РФ регламентировано заключение трудового договора — указаны порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) в ред. от 19.05.2008 (далее — Постановление N 225) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление Госкомстата N 1). Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления приема на работу.

    1. Получение необходимых для приема на работу документов.

    2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

    3. Заключение трудового договора.

    4. Издание приказа о приеме на работу.

    5. Заполнение личной карточки формы N Т-2.

    6. Оформление личного дела работника.

    7. Внесение записи в трудовую книжку.

    Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

    Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

    Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

    — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

    — трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

    — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

    — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

    — документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

    Частью 2 ст. 65 ТК РФ предусмотрено, что федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. В отношении отдельных категорий государственных служащих приняты ведомственные правовые акты, устанавливающие перечень документов, необходимых для представления при поступлении на службу. Например, п. 14 Положения о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613 (ред. от 26.04.2009), установлен следующий перечень:

    — документ, удостоверяющий личность;

    — документы, подтверждающие профессиональное образование;

    — справка из налогового органа о представлении сведений об имущественном положении;

    — медицинское заключение военно-врачебной комиссии о состоянии здоровья;

    — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

    — другие документы, предусмотренные федеральным законом.

    Вместе с тем имеющаяся судебная практика показывает, что непредставление одного из перечисленных документов не всегда будет достаточным основанием для отказа в приеме на работу.

    При поступлении на государственную гражданскую или муниципальную службу дополнительным документом является анкета, которая должна заполняться лично поступающим на службу. Такие требования установлены ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ) и ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ). Форма анкеты утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р . Кроме того, заполнение анкеты предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 N 1050 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (ред. от 18.05.2009), в частности, утверждена и форма анкеты. Считаем верным, что лица, не относящиеся к указанным выше категориям, а также иным категориям, в отношении которых приняты отдельные правовые акты, устанавливающие аналогичные требования, вправе не заполнять анкеты, предлагаемые работодателем, поскольку ТК РФ не называет ее в качестве документа, обязательного для заполнения при поступлении на работу, и отказ в предоставлении работы по причине незаполнения анкеты в данном случае будет незаконным.

    Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации» (ред. от 16.10.2007).

    Практически всегда перед заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу. Однако такое требование содержится лишь в Законах N 79-ФЗ, N 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. ТК РФ не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

    Локальные нормативные акты организации

    Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

    — роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);

    — роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

    — роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).

    О локальных нормативных актах упоминается в ст. 8 ТК РФ. Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

    Заключение трудового договора

    При заключении трудового договора необходимо руководствоваться гл. 10 — 11 ТК РФ. Подробно его содержание в данной статье рассматривать не будем. Отметим лишь, что согласно ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

    Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

    Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух (или более — если это предусмотрено нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права) экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/.

    Приказ о приеме на работу

    Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

    Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме.

    Если на работу принимаются одновременно несколько сотрудников, можно использовать форму N Т-1а (образец заполнения см. ниже). В этом случае в личные дела сотрудников подшиваются заверенные в установленном порядке копии такого приказа.

    Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.

    Личная карточка формы Т-2

    Подробно порядок заполнения данного документа был рассмотрен в N 1, 2009, журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения». Напомним основные моменты: форма личной карточки утверждена Постановлением Госкомстата N 1. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на основании представленных работником документов и заверяется подписями самого работника и сотрудника отдела кадров. Точный срок заполнения карточки в законе не установлен, однако наличие графы, в которой фиксируется дата приказа о приеме на работу, заверяемая подписью работника, позволяет говорить о том, что первичное заполнение личной карточки должно производиться не позднее чем через три дня с даты фактического начала работы.

    Читать еще:  Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы

    Напомним, для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма личной карточки N Т-2ГС (МС), утвержденная также Постановлением Госкомстата N 1.

    Оформление личного дела работника

    Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (далее — Положение). Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, указан в п. п. 16, 17 Положения. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Однако, учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные о последних, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу.

    Ведомственными правовыми актами могут быть установлены особенности ведения личных дел сотрудников, обязательные для исполнения. В качестве примера приведем:

    — Приказ Минтранса России от 17.02.2009 N 27 «Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Министерства транспорта Российской Федерации и ведении его личного дела»;

    — Приказ ФСТ России от 07.11.2008 N 441-к «Об утверждении Положения о работе с персональными данными государственного гражданского служащего ФСТ России и ведении его личного дела»;

    — Приказ Минэнерго России от 11.11.2008 N 166 «Об утверждении Положения о работе по обработке персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации».

    Личные дела муниципальных служащих ведутся в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Закона N 25-ФЗ).

    Поскольку иных правовых актов, регламентирующих данный вопрос, не принято, рекомендуем при ведении личных дел работников иных бюджетных организаций опираться на порядок, установленный Положением. Желательно действующий в организации порядок ведения личного дела закрепить в локальном нормативном акте.

    Внесение записи в трудовую книжку

    В начале статьи было указано, что порядок внесения записей в трудовые книжки регламентируется Постановлениями N 225 и N 69. Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить.

    Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Постановления N 225).

    Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой установлена Приложением 3 к Постановлению N 69.

    И.А.Маркелова, Эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

    Как правильно оформить сотрудника на работу

    Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

    Этап первый — заявление о приеме на работу

    Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

    “Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

    Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

    Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

    Этап второй — медицинский осмотр

    Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

    Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

    Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

    • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
    • коды деятельности по ОКВЭД;
    • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
    • ФИО работника и наименование должности;
    • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
    • перечень вредных факторов.

    По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

    Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

    Этап третий — приказ о приеме на работу

    Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

    В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

    “Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

    Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

    Этап четвертый — заключение трудового договора

    Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

    • размер оплаты труда;
    • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
    • кому непосредственно подчиняется работник;
    • испытательный срок, если он есть;
    • должностные обязанности;
    • прочие условия работы.

    Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

    Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

    А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

    Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

    Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

    Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

    “Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

    Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

    Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

    Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

    Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

    Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

    Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

    1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
    2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
    3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

    В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

    После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

    Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

    Читать еще:  Узнать готовность документов о государственной регистрации

    Гражданско-правовой договор

    Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

    Что делать, если работники нужны раз от разу?

    Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

    Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

    Горькая правда жизни вместо вывода

    А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

    Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

    Прием на работу сотрудника: пошаговая инструкция

    Правильно оформленные кадровые документы защитят работодателя от претензий Трудовой инспекции и судебных разбирательств. Мы составили простую пошаговую инструкцию для предпринимателей, которым нужно принять на работу сотрудника и самостоятельно оформить все бумаги.

    Нового сотрудника уволили за прогулы: отработав одну смену, он исчез на 2 недели. А затем подал иск в суд, требуя восстановить его в должности. Свое требование работник мотивировал тем, что «не знал о необходимости ходить на работу каждый день». Как ни парадоксально, суд удовлетворил его иск. Причина непопулярного решения – в оплошности работодателя, который не ознакомил хитроумного сотрудника с трудовым распорядком под роспись.

    Чтобы избежать подобных проблем, следуйте правилам приема на работу новых сотрудников. Каким – расскажем в нашей статье. А если у вас нет времени изучать тонкости кадрового документооборота — но и собственного HR-отдела тоже нет, советуем воспользоваться помощью специалистов Главбух Ассистент. Они помогут правильно оформить или уволить сотрудника, наведут порядок в учете и отчетности компании, решат вопросы, связанные с налоговой.

    Прием работника на работу: пошаговая инструкция

    Соблюдая порядок приема на работу, можно обезопасить себя от необоснованных претензий как со стороны работника, так и со стороны надзорных организаций. Оформление документов выполняйте по четкому алгоритму:

    Подача заявления.

    Заявление о приеме на работу на имя руководителя можно составить в свободной форме – от руки или заполнив стандартный шаблон.

    Подписать заявление должен руководитель или должностное лицо, которое его замещает.

    Список документов, которые предоставляет соискатель при трудоустройстве:

    • паспорт,
    • СНИЛС,
    • трудовая книжка – если человек впервые устраивается на работу, он предоставляет чистый документ,
    • санитарная книжка – если должность подразумевает ее наличие,
    • диплом, сертификат, иной документ, который подтверждает наличие необходимых знаний и навыков,
    • для военнообязанных – документы воинского учета.

    При устройстве на работу в детские учреждения нужно также предъявить справку об отсутствии судимости.

    Медицинский осмотр.

    Список профессий, представители которых обязаны проходить медкомиссию, устраиваясь на работу, перечислен в приложении к Приказу Минздравсоцразвития РФ № 302Н от 12 апреля 2011 г. В их числе:

    • представители пищевой промышленности, люди, контактирующие с продуктами (продавцы, повара, официанты),
    • работники вредных производств,
    • сотрудники детских организаций,
    • персонал косметологических салонов, парикмахерских, медицинских учреждений и т. д.

    Подробнее о необходимости направления сотрудников на медосмотр и ответственности за несоблюдение этих правил приема на работу — в нашей статье Медосмотр при приеме на работу: кто обязан его проходить?

    Обязательный медосмотр оплачивает работодатель, вне зависимости от того, будет в дальнейшем кандидат принят на работу или нет. Будущему сотруднику нужно выдать направление на медосмотр, указав в нем подразделение, в котором ему предстоит работать, и особенности труда.

    Порядок приема на работу: заключаем договор

    Следующий шаг при приеме на работу – оформление договора. В зависимости от характера трудовых взаимоотношений, это может быть трудовой договор или договор ГПХ.

    Документ составляют в двух экземплярах: один остается на предприятии, другой возвращают работнику.

    В договоре нужно отразить базовые нюансы сотрудничества:

    • размер заработной платы,
    • должность, подразделение – например, «старший специалист отдела маркетинга»,
    • должностное лицо, которому подчиняется сотрудник,
    • период испытательного срока и его условия (если он есть),
    • должностная инструкция — можно в виде отдельного приложения,
    • другие важные условия работы.

    Важно! Ознакомьте нового сотрудника под роспись с внутренними локальными актами компании – должностная инструкция, положение о коммерческой тайне.

    Обязательно укажите в трудовом договоре режим рабочего времени!

    Можно использовать такую формулировку: «Для сотрудника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы – со среды по воскресенье, с 10-00 до 19-00. Выходные дни – понедельник, вторник».

    С некоторыми категориями сотрудников работодателю нужно заключить договор о материальной ответственности – полной, частичной или коллективной.

    Когда возникает такая необходимость – узнаете, прочитав нашу статью договор о материальной ответственности: с кем и зачем заключать.

    Далее – регистрация трудового договора, а также договора о материальной ответственности в Журнале регистрации. Прием на работу бывшего госслужащего накладывает на работодателя дополнительные обязанности: в течение 10 дней необходимо уведомить об этом предыдущего нанимателя.

    Оформление приказа

    Для издания приказа о приеме на работу по ТК РФ используют унифицированную форму Т-1. Дата его издания должна совпадать с датой заключения трудового договора.

    Документ должен содержать следующую информацию:

    • полное название предприятия или организации, код ОКПО,
    • фамилия, имя и отчество руководителя,
    • порядковый номер приказа, дата его составления,
    • основания для составления приказа – номер трудового договора.

    Основной текст приказа содержит данные о работнике – его ФИО, название должности и подразделения, условия приема на работу. Сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись в течение 3 дней с момента издания документа.

    Одновременно с приказом оформляем личную карточку сотрудника – для этого используем бланк формы Т-2.

    Вносим запись в трудовую книжку.

    Если работник уже оформил трудовую книжку, в нее нужно внести очередную запись. На это отводится 7 дней с момента приема на работу – таков порядок оформления документов.

    При первом оформлении на работу работодателю нужно заполнить титульный лист документа, поставив печать предприятия.

    О правилах заполнения документа узнаете из статьи Как правильно внести запись в трудовую книжку.

    Прием на работу несовершеннолетних

    Юный возраст соискателя – не повод отказывать в приеме на работу. С таким кандидатом тоже можно заключать трудовой договор, соблюдая условия приема несовершеннолетних на работу:

    • обязательный медосмотр – вне зависимости от характера труда (читайте подробнее о направлении на медосмотр при приеме на работу),
    • установление испытательного срока не допускается,
    • запрещено заключать договор о материальной ответственности.

    От возраста соискателя зависят другие особенности заключения договора:

    Оформляют на легкий труд

    Договор подписывает самостоятельно

    Родители или опекуны имеют право инициировать расторжении договора при наличии вредных условий труда для ребенка

    Согласие одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства

    Допускается легкий труд в свободное от учебы время – при условии, что это не отражается на усвоении образовательной программы.

    Согласие одного из родителей (попечителя) и разрешение органа опеки и попечительства

    Разрешено заключать трудовой договор в исключительных случаях: в сфере кинематографии, в цирковых, театральных организациях.

    В разрешении органы опеки и попечительства указывают максимально допустимую продолжительность труда в день.

    Порядок оформления несовершеннолетнего на работу мало чем отличается от стандартной процедуры. Исключение – перечень необходимых документов. Помимо паспорта он включает справку об обучении и письменное разрешение от родителей (для кандидатов младше 15 лет).

    Прием на работу иностранных граждан

    Порядок приема на работу граждан Узбекистана, Украины, Армении и других стран Ближнего и Дальнего зарубежья регулируется действующим ТК либо отдельными международными соглашениями.

    Подробнее об оформлении граждан из других стран читайте в статье Как принять на работу иностранца: особенности трудоустройства.

    На многих иностранцев распространяется стандартный порядок приема на работу, а вот что касается документов, то дополнительно потребуются:

    • полис добровольного медицинского страхования,
    • разрешение на временное проживание в нашей стране или вид на жительство,
    • патент или разрешение на работу в России.

    Андрей Фоменко , юридическое бюро ООО«Миграционный Юрист»

    «Перед приемом на работу граждан Украины, Белоруссии, Казахстана и других стран СНГ нужно проверить законность их пребывания в России и подлинность документов, дающих право осуществлять трудовую деятельность. Несмотря на то, что законодательно эта обязанность не закреплена, еще с 2014 года сложилась судебная практика по привлечению к административной ответственности работодателей, допустивших к трудовой деятельности иностранца с поддельным патентом или разрешением на работу.

    Есть, например, прецедент, когда работодатель не проверил документы при приеме на работу«гражданина Киргизии», который по факту оказался ранее депортированным гражданином Узбекистана. Где и как этот«гражданин Киргизии» купил паспорт со своей фотографией, УВМ даже не стало выяснять. А вот работодателю назначили максимальный штраф».

    Прием на работу граждан Армении, Узбекистана, Украины, Белоруссии и других стран СНГ происходит в упрощенном порядке. Исключение – граждане Туркменистана, поскольку эта страна относится к визовым государствам. Поэтому жителям Туркменистана необходимо получить специальную рабочую визу.

    Автор: Ирина Климакина

    Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

    Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы!

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector