Результат инвентаризации оформляются специальным документом

Оформление результатов инвентаризации

Оформление результатов инвентаризации

Похожие публикации

Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов каждая фирма устанавливает в своих локальных актах. Основу для разработки собственного алгоритма действий берут из норм приказа Минфина от 13 июня 1995 г. № 49 и Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. Систематизированные итоги всех процедур проверки имущества предприятия документально оформляются комиссией и утверждаются руководителем. После этого данные инвентаризации отражаются в учете.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов: пример пошагового алгоритма действий

Схематично все инвентаризационные мероприятия и их последовательность можно очертить так:

  1. Принятие решения о необходимости проведения инвентаризации, определение активов, подлежащих сверке.
  2. Оформление итогов инвентаризации невозможно без прохождения всех этапов инвентаризационных мероприятий, одним из ключевых является создание комиссии и документальное ее утверждение руководителем.
  3. Пересчет и обмер активов.
  4. Внесение полученных данных в описи.
  5. Сравнение фактического наличия с учетными сведениями.
  6. Систематизация излишков и недостач.
  7. Составляется отчет по инвентаризации.
  8. Сводные документы с итогами инвентаризационных мероприятий подаются руководителю на рассмотрение.
  9. Директор своим приказом признает итоги проверки и создает план дальнейших действий.

Документальное оформление результатов инвентаризации

Важность оформления всех результатов проверки в первичных инвентаризационных документах подчеркивается необходимостью представления этих бланков при решении споров с выявленными виновными лицами, признанными нарушителями правил хранения активов. Оформление результатов инвентаризации в локальной документации предприятия позволяет привлечь к ответственности материально ответственное лицо, обосновать требование о возмещении ущерба.

Данные по итогам пересчета ценностей вносятся членами комиссии в описи. Материально ответственные лица подтверждают правильность содержащихся в описях сведений своей подписью. Итоги инвентаризации подводятся после сличения полученной информации с нормативными показателями учета, выявления отклонений. Если расхождения между учетными и фактическими значениями были обнаружены, заполняются сличительные ведомости.

Результаты инвентаризации обсуждаются на заседании членов комиссии и выносятся в протокол. Протокольный документ должен содержать блок с информацией о предложениях участников проверки по урегулированию обнаруженных несоответствий. Итоговая документация передается руководству компании для ознакомления, утверждения и принятия решения о дальнейших действиях для устранения недочетов.

Приказ об утверждении результатов инвентаризации: образец

Директор после завершения комплекса инвентаризационных действий просматривает содержание документации, подводящей итоги проверки, которая была получена им от комиссии. После анализа всего спектра информации руководство издает приказ по результатам инвентаризации, образец которого составляется в произвольной форме. В форме приказа должны присутствовать обязательные реквизиты:

  • указывают организационную форму учреждения и его название;
  • дата издания локального акта;
  • аргументация решения руководителя – в этом блоке перечисляются документы, которые послужили основанием для формирования мнения у директора;
  • указание на ответственного исполнителя, который должен проконтролировать исполнение распорядительной части приказа;
  • образец приказа об итогах инвентаризации должен содержать подробный алгоритм действий по устранению выявленных недостатков.

Положения приказа приобретают юридическую силу после проставления в нем подписи руководителя. Главный бухгалтер или лицо, ответственное за организацию бухгалтерского учета, визирует документ для подтверждения факта ознакомления с его содержанием. Результаты инвентаризации оформляются в приказах, которые обязательны для исполнения всеми службами в касающейся их части.

Бухгалтерия, руководствуясь приказом, осуществляет операции по списанию недоимок на убытки организации, при необходимости отражает приходование ресурсов по фиксированным ценам. Как оформить результаты инвентаризации? Образец приказа должен составляться с учетом таких требований:

  • каждое его положение должно быть выполнено;
  • приказ по итогам инвентаризации нужен руководителю для выражения своего требования о приведении учетных данных в соответствие с фактическим наличием;
  • при урегулировании расхождений каждая товарная позиция должна соотноситься со сведениями, отображенными в инвентаризационной документации (ее полный перечень подлежит перечислению в начале приказа);
  • приказ об утверждении результатов инвентаризации приводит схему устранения выявленных недочетов;
  • для каждого типа мероприятий по исправлению ошибочных данных в учете назначается руководителем конкретный сотрудник – ответственность возлагаться может на бухгалтерского работника, кладовщика или другое лицо, имеющее отношение к учету активов;
  • приказ по результатам инвентаризации определяет должностное лицо или несколько сотрудников, которым поручается производить мониторинг исполнения всех этапов устранения ошибок в учете – в роли надзирателей могут быть начальники отделов, рядовые сотрудники или директор предприятия.

Какими документами оформляются результаты инвентаризации

Согласно п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации сведе­ния о фактическом наличии имущества и реальности учтенных фи­нансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Формы инвентаризационных описей, актов инвентаризации и крат­кие указания по их заполнению утверждены постановлением Госком­стата России от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

1. Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1);

2. Инвентаризационная опись нематериальных активов (фор­ма № ИНВ-1а);

3. Инвентаризационный ярлык (форма N°. ИНВ-2);

4. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N° ИНВ-3);

5. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгру­женных (форма № ИНВ-4);

6. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);

7. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, нахо­дящихся в пути (форма № ИНВ-6);

8. Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (форма № ИНВ-8);

9. Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащих­ся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), обо­рудовании, приборах и других изделиях (форма № ИНВ-8а);

10. Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (форма № ИНВ-9);

11. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма № ИНВ-10);

12. Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № ИНВ-11);

13. Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15);

14. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков докумен­тов строгой отчетности (форма N° ИНВ-16);

15. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17); Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, по­ставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложе­ние к форме № ИНВ-17);

16. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18);

17. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-­материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

18. Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвен­таризации (форма № ИНВ-22);

19. Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановле­ний, распоряжений) о проведении инвентаризации (фор­ма № ИНВ-23);

20. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвен­таризации ценностей (форма № ИНВ-24);

21. Журнал учета контрольных проверок правильности проведе­ния инвентаризаций (форма № ИНВ-25).

Еще одна форма № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выяв­ленных инвентаризацией» введена постановлением Госкомстата Рос­сии от 27.03.2000 № 26.

При инвентаризации имущества или обязательств, для которых не предусмотрено специальных форм, предприятие разрабатывает соб­ственные акты или описи.

Разработка организацией собственных форм актов и описей, как пра­вило, осуществляется на основе типовых форм и при условии обязатель­ного наличия всех необходимых реквизитов, позволяющих установить полноту и подлинность содержащейся в них информации. Перечень рек­визитов, наличие которых в инвентаризационных описях и ведомостях обязательно, нормативными документами специально не установлен. По нашему мнению, к числу обязательных реквизитов относятся:

— наименование документа (инвентаризационная опись, акт и т.п.);

— основание проведения инвентаризации (приказ, распоряжение и т.д.);

— наименование инвентаризируемого имущества;

— местонахождение инвентаризируемого имущества;

— на каких балансовых или забалансовых счетах учитывается ин­вентаризируемое имущество;

— даты начала и окончания инвентаризации;

— перечень материально ответственных лиц;

— список членов инвентаризационной комиссии;

— перечень товарно-материальных ценностей, выявленных в ходе инвентаризации, сведения об их количестве в натуральном и стоимо­стном выражении;

— личные подписи материально ответственных лиц и членов ин­вентаризационной комиссии, подтверждающие их присутствие при проведении инвентаризации и подлинность сведений, отраженных в составленном документе (инвентаризационной описи или акте).

Кроме того, непосредственно в инвентаризационной описи либо в качестве неотъемлемого приложения к ней должны быть расписки материально ответственных лиц о сдаче ими в бухгалтерию всех име­ющихся к началу инвентаризации документов, относящихся к движе­нию инвентаризируемого имущества.

Инвентаризационные описи или акты могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организацион­ной техники, так и ручным способом.

Описи (или акты) заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Правила заполнения общих реквизитов документов которыми оформляют результаты проведенной инвентаризации.

В строке «организация» указывается полное наименование органи­зации — составителя документа.

Читать еще:  Какие документы нужны для элементов на ребенка

В графе «по ОКПО» указывается код по ОКПО, присвоенный Гос­комстатом России.

В строке «структурное подразделение» указывается название струк­турного подразделения, в котором проводится инвентаризация.

В этой же строке в соответствующей графе указывают код струк­турного подразделения (если в организации применяется соответству­ющая система кодирования).

В графу «вид деятельности» необходимо записать код вида дея­тельности по Общероссийскому классификатору видов экономичес­кой деятельности, продукции и услуг ОК 004-93, утвержденному по­становлением Госстандарта России от 06.08.93 № 17.

На строке «Основание для проведения инвентаризации» показывают, что является письменным заданием на проведение инвентаризации: приказ, постановление, распоряжение (ненужное необходимо зачеркнуть).

В этой же строке в графе «Номер» записывают номер документа, который является основанием для проведения инвентаризации.

В следующей строке в графе «Дата» указывают дату документа, который является основанием для проведения инвентаризации.

В графу «Дата начала инвентаризации» нужно записать соответ­ствующую дату, установленную руководителем предприятия в доку­менте, который является основанием для проведения инвентариза­ции.

В графе «Дата окончания инвентаризации» указывают дату, уста­новленную руководителем предприятия в документе, который явля­ется основанием для проведения инвентаризации.

В графе «Вид операции» проставляется код операции, которая оформ­ляется заполняемым документом. Код применяется только в том слу­чае, если организация применяет систему кодирования.

Каждому документу присваивают порядковый номер, который ука­зывают в графе «номер документа».

Далее в этой строке, в соответствующей графе, указывают дату составления документа.

Согласно п. 4 ст. 9 старого Закона о бухгалтерском учете и п. 3 ст. 9 нового Закона о бухгалтерском учете первичный учетный доку­мент должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окон­чания.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ — конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.

Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

  • Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
  • Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
  • законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

  • перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
  • при смене матответственных лиц;
  • при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
  • при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
  • при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
  • при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.

Документальное оформление в бухучете инвентаризации

Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22.

Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23.

До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.

Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:

  • ИНВ-1— для ОС;
  • ИНВ-3 — для ТМЦ;
  • ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
  • ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
  • ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
  • ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
  • ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.

В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.

Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:

  • ИНВ-18 — для ОС;
  • ИНВ-19 — для ТМЦ.

Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.

Расхождения могут быть следующих видов:

  • Излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
  • Недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

  • Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

  • Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

  • Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

  • Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

  • Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

  • Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.
Читать еще:  Пример доверенности на право подписи документов

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.

Как оформить результаты инвентаризации

После проведения инвентаризации может быть выявлено:

  • равенство между фактическим и книжным остатком (положительный результат инвентаризации);
  • превышение фактических остатков над книжными (что считается излишками);
  • превышение книжных остатков над фактическими (является недостачей).

Как оформляются выявленные излишки и недостачи

Выявленные излишки приходуются и переносятся на финансовый результат предприятия либо на увеличение финансирования (фонды), после чего производится разбирательство причин образования излишков и определение виновных в этом лиц.

Если были выявлены наличные средства, которые не подтверждены приходными кассовыми ордерами в госорганизациях, то в течение 3 дней они поступают в бюджет.

Инвентаризационная комиссия должна получать письменные объяснения обо всех излишках и недостачах от соответствующих лиц.

Все выявленные в процессе инвентаризации расхождения между данными регистров бухучета и наличием объектов по факту должны быть зарегистрированы в бухучете в отчетном периоде, которому соответствует дата, по состоянию на которую была проведена инвентаризация (согласно части 4 статьи 11 Закона №402-ФЗ).

Если недостача получилась вследствие пропажи имущественных ресурсов, то администрация предприятия должна обратиться в органы внутренних дел (в частности — в полицию) по факту случившегося хищения. Если такого обращения не было, то имущество не может считаться похищенным и в обязательном порядке учитывается как недостача.

После того, как заявление о факте хищения было получено следственными органами, они проводят расследование, результат которого может оказаться следующим:

  • виновное лицо было установлено, дело передается в суд, органы суда взыскивают сумму, равную сумме причиненного ущерба, с виновника;
  • виновное лицо не было установлено.

С установленного виновного лица производится взыскание суммы в размере причиненного ущерба. При этом оценка стоимости украденного имущества производится по рыночной цене.

Если же виновное лицо (или лица) установлены не были или же суд выдал отказ на взыскание убытков с них — в таком случае все убытки, связанные с имущественной недостачей относятся на финансовые результаты предприятия. Помимо этого, есть еще один вариант развития событий — виновные в недостаче не обнаружены, но этот факт не подтверждается судебно-следственными органами.

Чаще всего причиной излишков и недостач являются злоупотребление лиц, несущих материальную ответственность и ошибки в ведении бухгалтерского учета. Также это может быть следствием ошибок, допущенных в ходе самой инвентаризации или же результатом пересортицы.

Что такое пересортица, причины и способы ее урегулирования

Пересортица — это ситуация, в процессе которой некоторые товарно-материальные ценности однородного типа находятся как в излишках, так и в недостаче (то есть одноименные товары первого и второго сорта).

Пересортица выявляется только в процессе количественно-сортового учета. О ней также должны предоставляться письменные объяснения от материально ответственных лиц.

К причинам пересортицы относятся следующие явления.

  1. Материально ответственными лицами были допущены ошибки в процессе приемки или отпуска товарно-материальных ценностей (например, по бумагам значилось масло 1 сорта, а отпустили масло 2 сорта). Такая пересортица возникает чаще всего тогда, когда разносортные товары, которые оказались и в недостаче и в излишках, мало отличимы внешне.
  2. Материально ответственные лица намеренно злоупотребили своими обязанностями, то есть искусственно создали пересортицу путем обмана потребителей или при отпуске товара получающим лицам. Например, они могли отпускать товар, который по качеству был хуже указанного в накладной документации — таким образом, злоупотребившие лица товары лучшего качества реализовывали посредством розничной сети, создавая искусственную пересортицу в учете предприятия.
  3. Бухгалтерские служащие могли допустить ошибки, внося записи в учет.
  4. Работники могли умышленно делать неверные записи в первичной отчетности и бухучете — ради внесения путаницы в количественный (сортовой) товарный учет.

Пересортица может возникать в течение одного рабочего приема — в таком случае ее реализация и создание идентичны во времени. Однако существуют и сложные пересортицы — они создаются в течение нескольких рабочих приемов, накапливаются и реализуются только по окончанию определенного периода.

Несоответствия, которые влечет за собой пересортица, могут быть урегулированы за счет взаимного зачета излишков и недостач

Зачет самой пересортицы допускается, но только в виде исключения. Для этого в обязательном порядке должны быть соблюдены следующие условия:

  • пересортица должна быть за один и тот же период проверки;
  • обнаруживаться она должна у одного и того же проверяемого лица;
  • должна состоять из ценностей одного и того же наименования;
  • содержаться в одинаковых количествах.

Правила зачета пересортицы (их применение) определяет руководитель предприятия.

Какими бывают количественные потери и способы их учета

Также необходимо учитывать то, что при работе с пищевыми продуктами (их транспортировке, реализации и хранении) неизбежно возникают количественные потери, которые делятся на нормируемые и актируемые.

Нормируемые потери — это естественная убыль и отходы, которые образуются в процессе подготовки товара к продаже (например, при реализации сахара-рафинада образуется крошка). Помимо этого к ним относят потери, которые образовались сверх норм на естественную убыль в магазинах самообслуживания.

Естественная убыль — это уменьшение массы товаров по ряду естественных причин в ходе их транспортировки, хранения и реализации.

К причинам естественной убыли относят:

  • усушку — уменьшение веса за счет испарения влаги;
  • распыл — потери количества сыпучих материалов;
  • утечку — потери жидких товаров сквозь тару или за счет таяния;
  • раскрошку — уменьшение массы в процессе нарезки или рубки;
  • розлив — уменьшение количества жидких товаров в ходе их перелива из одной тары в другую.

Естественную убыль никогда не начисляют практически на все изделия промышленного класса, а также на штучные продовольственные товары (например, консервам) и некоторые другие.

Также нужно уметь различать бой, лом и порчу товаров (товарно-материальных ценностей), на которые составляется специальный акт. В его составлении участвуют члены комиссии и материально ответственное лицо. В таком акте указывают наименование товара, его сорт, артикул, цену, количество, а также причины списания и лицо, повинное в этом (если оно установлено). После подписания такого документа испорченный товар можно реализовать по сниженной цене или уничтожить, что должно быть оформлено документально.

Окончательные суммы недостач и излишков определяются только после зачета пересортицы, выявления суммовых разниц, а также начисления естественной убыли.

Оформление результатов инвентаризации должно производиться комиссией с участием материально ответственных лиц. В процессе этого могут быть составлены сличительные ведомости либо акты результатов инвентаризации.

Сличительная ведомость отражает разницу показателей согласно информации из инвентаризационных описей (то есть фактические остатки) и из бухгалтерского учета. Такая ведомость может являться отдельным документом или быть совмещенной в единый бланк с инвентаризационной описью.

В такой ведомости должны обязательно размещаться наименования товаров (ценностей), которые подвергаются сличению (сорт, цена, единица измерения). Также в ней должны присутствовать книжные остатки, выраженные в натуральной и денежной форме, фактические остатки (согласно инвентаризационной описи), информация о пересортице, естественной убыли и общих результатах инвентаризации.

Сличительные ведомости должны составляться только при ведении количественно-сортового учета (характерен для складов, оптовых баз и так далее).

Акт по результатам инвентаризации предусмотрен в условиях количественного учета (характерно для предприятий, занятых в розничной торговле). Он составляется по итогам инвентаризации, все данные о выявленных излишках и недостачах вносятся в него в обезличенном суммовом выражении.

Материалы, которые были получены по результатам инвентаризации, должны быть рассмотрены на заседании постоянно действующей инвентаризационной комиссии. В ее функции входит выявление причин недостач и излишков и лиц, виновных в этом. Помимо этого она вносит предложения, направленные на улучшение учета, условий хранения товаров и тому подобного. Предложения такой комиссии оформляются в обобщенном виде в унифицированной форме первичной учетной документации, которая была утверждена постановлением №26 (форма ИНВ-26) Госкомстата России (введено 27.03.2018 года).

Как происходит проверка правильности проведения инвентаризации

После проведения инвентаризации могут быть проведены контрольные проверки, направленные на выявление правильности ее проведения. Они должны проводиться обязательно в присутствии членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц — в обязательном порядке до открытия инвентаризируемых помещений (например, магазинов или складов). Результаты таких проверок оформляются в форме акта и вносятся в Журнал учета проверок правильности проведения инвентаризаций.

Читать еще:  Какие документы нужны для регистрации индивидуального предпринимателя

Все материалы работ инвентаризационной комиссии должны быть переданы в бухгалтерскую службу организации, где они отправляются на хранение на срок не менее 5 лет.

Инвентаризация: пошаговая инструкция

Нормативная база

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector