Сшить документы нитками 3 дырки

Особенности прошивки документации в 3 дырки

Для систематизации бумаг в архиве применяется прошивка документов, которая особенно важна в случаях, когда нужно переработать большое количество документов. Прошивка применяется в делопроизводстве, если требуется сдать отчеты на проверку, и для архивного хранения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Несмотря на то, что сам процесс очень простой, нужно выполнять его с соблюдением всех требований. Если бумаги сшиты неправильно, налоговая или другие госорганизации не смогут принять их на проверку.

Когда это нужно делать

Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.

Правильный выбор шила – позволяет не допустить ошибок при прошивании, ведь обычную иголку трудно удержать, и она не «возьмет» толстые страницы.

В обязательном порядке осуществляют прошивку бумаг в тех случаях, когда они должны быть переданы в архив.

Некоторые виды документации предприятия, подлежащие прошивке:

  1. Архивные. Подготовленные материалы направляются в архив компании.
  2. Корреспонденция – входящая и исходящая, в нее входят основные бумаги делопроизводителя.
  3. Бухгалтерские бумаги – отчеты, счета – фактуры и накладные, а также кассовые журналы.
  4. Кадровые бумаги – штатное расписание, различные Приказы директора предприятия.
  5. Отчеты. Подготовленные для передачи в контролирующие ведомства – ПФР, налоговую.

В некоторых случаях исключением являются бумаги, передаваемые в налоговую – их не всегда требуется сшивать. Однако, если такое требование было изъявлено, нужно выполнить прошивку по действующему стандарту – ГОСТ.

Несмотря на то, что единые правила не были установлены, существуют все же некоторые нюансы – требуется использовать толстые нитки, ставить печать. Однако, не были описаны требования относительно того, сколько дырок нужно проделать в документе – три или четыре.

Некоторые правила закреплены и в Постановлении Росархива, где приведены нормы по использованию переплета, проведении различных операций.

Законодательство

Правила подготовки документов к проверке или передаче в архив установлены следующими нормами законодательства:

  1. ГОСТ Р 51141 – установлены правила ведения делопроизводства, а также по архивному делу. Изложены некоторые определения и термины.
  2. Приказ ФНС № ММВ 7-6/25. В данном постановлении закреплены нормы по прошивке бумаг перед подачей их для регистрации ИП.
  3. Приказ Министерства культуры № 536 является типовой инструкцией, которая должна приниматься во внимание всеми предприятиями.

Дополнительно были изложены методические пояснения, с учетом которых должны быть заполнены некоторые формы. Определенные требования устанавливаются Министерством по сборам и налогам для внутренней документации.

Подготовка бумаг на предприятиях существенно осложняется ввиду того, что строгих требований, изложенных в одном нормативном акте, нет, и бухгалтерам приходится использовать сразу несколько постановлений и приказов для того, чтобы правильно подготовить документацию для проверки.

Основные правила

При подготовке документации для последующей передачи на проверку в государственные структуры и контролирующие ведомства, нужно руководствоваться некоторыми правилами, действующими в делопроизводстве.

В дальнейшем бумаги передаются в архив, или уничтожаются, если при их составлении были допущены какие – либо ошибки. Например, видны нити на лицевой стороне.

Чтобы осуществить передачу отчетности в судебные инстанции, ФНС или другие организации, нужно четко следовать следующим правилам:

  1. Используется прошивка путем проделывания в бумаге трех дырок и последующего скрепления листов плотной нитью, либо тонким, но прочным шпагатом.
  2. Между проколами расстояние не должно превышать 3 сантиметров.
  3. После того, как все действия выполнены, на последней страницы с изнаночной стороны нити связываются в узел, после чего на них наклеивается бумага небольшого размера – 3 на 5 сантиметров. На этом листке должна быть поставлена печать руководителя и подпись.

Кроме того, особые требования и нормативы установлены для ведения отчетных бухгалтерских документов. Основным отличием является то, что на узел, завязанный с задней стороны и заклеенный папиросной бумагой.

Правила прошивки бумаг:

  • при прошивке следует использовать прочную нить, либо специальную ленту или длинный шнурок;
  • очень важно правильно проделывать отверстия для того, чтобы не допустить повреждения ни одного листа – некоторые организации в данном случае откажутся принять дело на проверку;
  • документация должна быть распечатана на качественной, плотной офисной бумаге формата А4.

Перед подачей отчетов в контролирующие инстанции следует уточнить, какие действуют требования. Самый простой вариант, который можно использовать – проделать отверстие на задней, тыльной стороне, и скрепить его нитями.

Порядок действий

Схема, используя которую, бухгалтер можно правильно прошить документы в 3 дырки:

Для прошивки подготовленных документов нужно воспользоваться следующим алгоритмом:

  1. Первый прокол делается иголкой с ниткой с тыльной стороны, по центру листа. Если используется дырокол, требуется сделать то же самое.
  2. Вторая дырка должна располагаться с лицевой стороны бумаги.
  3. Последний прокол делается с тыльной стороны, при этом нужно соблюдать определенное расстояние – три сантиметра.

Чтобы не допустить ошибок, следует заранее подготовить бумаги к прошиванию:

  1. Удаляются все посторонние предметы – скрепки, скобы.
  2. Документы проходят сортировку по датам и тематике, после чего нумеруются. Очень важно не допустить при этом ошибок.
  3. Подготавливается подходящая обложка – она должна быть стандартных размеров – 229 на 324 сантиметра.
  4. После того, как цифры будут проставлены, листы укладываются в ровную стопку.
  5. При прошивке бумаг необходимо соблюдать определенный отступ от края страницы – от 15 до 20 сантиметров.

Соблюдая все приведенные правила, сотрудник компании, подготавливающий документы, может быть уверен в том, что он не допустил никаких ошибок, и бумаги будут приняты проверяющими компаниями.

В случае, если общее количество документов в деле превышает 250, для удобства их следует распределить на несколько томов, при этом соответствующие записи должны быть сделаны на обложках.

Как заверить

Когда все приготовления завершены, а документы подготовлены и прошиты, нужно не просто передать его на проверку, а заверить. Чтобы правильно это сделать, нужно заранее подготовить листок, на котором будут напечатаны данные о папке – общее количество листов, которые были вложены.

Очень важно убедиться в том, что узел плотно завязан, и только после этого можно наклеивать листок. Он прилагается к внутренней стороне и сажается на клей, при этом, концы нитей должны оставаться свободными и располагаться под бумажкой. Данный процесс является процедурой заверения подготовленного дела.

Основные нюансы:

  1. На бумажке указывается общее количество листов в деле, не только цифрами, но и прописью.
  2. Отдельно заполняется приложение – доверительная бумага, в которой нужно указать, какие листы были повреждены или порваны случайно, уже после склейки страниц. Также можно указать другую, значимую информацию.
  3. Затем, в самом низу нужно указать ФИО сотрудника, составляющего дело, подпись и должность, при условии, что заверение дела осуществил именно этот сотрудник. Чаще всего данную функцию выполняют руководители компании.

При постановке печати на листок нужно убедиться в том, ее оттиск находится непосредственно в пределах заверительной бумаги. Кроме того, печать должна быть поставлена на последней странице в деле.

Несмотря на то, что в законе не содержится четких указаний, касающихся оформления официальной документации, было установлено несколько нормативов, каждый из которых должен соблюдаться лицом, осуществляющим прошивку дела.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  • книги приказов по личному составу;
  • книги приказов по иным вопросам организации;
  • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Какие документы регулируют прошивание

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Советы по прошивке документов

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления. При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве. Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Как прошить документы нитками

Вопросы о том, как прошить документы нитками юридически грамотно, чаще всего задают бухгалтеры, предприниматели и специалисты организаций. В делопроизводстве любые документы, которые содержат более 1 страницы, подлежат сшиванию и заверению в обязательном порядке. Кроме того, процедура сшивания обязательна при приготовлении целого ряда дел в проверяющие инстанции.

Какие документы подлежат прошивке

Прошивка документации необходима для того, чтобы исключить подлог страниц, их утрату или вставку «левых» листков к важным документам. Чем выше степень важности конкретного дела, тем больше дырок для прошивки оно имеет.

В соответствии с установленными требованиями к оформлению многостраничной документации, в организации принят перечень файлов, которые должны сшиваться:

  • акт, фиксирующий приход-расход денежных средств, — кассовая книга;
  • счета-фактуры и акты;
  • различные виды отчетности бухгалтерии, в т. ч. авансовые;
  • элементы планирования — штатное расписание;
  • бумаги для участия в котировочных закрытых заявках;
  • всевозможные ведомости.

Как сшить договор

Какие документы регулируют прошивание

Несмотря на наличие огромного количества документов касательно того, как нужно прошивать бумаги, все они не являются законодательными актами, а носят исключительно рекомендательный характер. Несмотря на это, из-за принятых традиций делового оборота подобный механизм оформления договоров и важной документации обязателен для всех участников деловых отношений.

Важно! Центральным нормативным актом, на основании которого можно понять, как правильно прошить документы, является Приказ ФНС от 18.04.2003 г.

Примерные положения можно также найти в Приказе №76 от 23 декабря 2009 г. специального ведомства — Росархива, а также в стандарте о правилах ведения архивных дел — ГОСТ Р51141/98. Еще одним рекомендательным документом является Приказ ФНС №ММВ-7-6/25 от 25.01.2012 г.

Кроме того, правила оформления бумаг и протоколов в таких узкоспециализированных сферах, как банковское дело, может регулироваться в соответствии с иными ведомственными постановлениями и актами. Например, для Центрального банковского учреждения России действует положение ЦБ РФ, в котором описан подробный механизм действий с документацией разных видов.

Как правильно сшить документы нитками

Чтобы можно было подшить бумаги, потребуется следующий список принадлежностей:

  • пакет бумаг на прошивку;
  • специализированная иголка 100 на 125 мм;
  • нить для прошивки документов из полиэфирного волокна с диаметром сечения от 1,4 мм;
  • жидкий канцелярский клей;
  • чистый листок бумаги формата А4.

Существует несколько видов прошивания бумаг:

  • в 2 отверстия;
  • в 3 отверстия;
  • в 4 отверстия;
  • в 5 отверстий.

Важно! При прошивке документов нить должна быть не сильно туго натянута и при этом не свисать, и не болтаться. Необходимо оставлять 2 длинные конца нити для того, чтобы далее зафиксировать их надлежащим образом при помощи бумаги и клея.

Способы правильно прошивать документы

Если скрепление документов в 2 прокола не вызывает особых проблем и его может выполнить даже новичок, то в случае с большим количеством дырок возникают вопросы. Для понимания того, как сшивать документы нитками в 3 отверстия и более, необходимо изучить схему нехитрых манипуляций.

Как прошивать документы в 3 дырки (схема)

Схема, как сшить документы на 3 дырки вручную

Важно! Если пакет документов включает в себя более 10 страниц, рекомендуется перед прошивкой воспользоваться дыроколом, а также прошивателем.

Механизм действий для ответа на вопрос, как сшивать документы нитками в 3 отверстия, при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  1. Проколоть прошиваемую документацию с обратной стороны строго по центру, вытянуть нить.
  2. Сделать легкое движение иголкой с лицевой части документации на небольшом расстоянии от центрального прокола справа — проткнуть бумагу, вытянуть нить с тыльной стороны.
  3. С обратной части листков сделать 3-й прокол — на аналогичном расстоянии, как был сделан прокол справа, только теперь уже слева. Подтянуть нить вверх.
  4. Далее необходимо пропустить шнур через центральный прокол.

Важно! Шить нужно так, чтобы документ был плотно зафиксирован нитью. После выполнения 2-3 манипуляций плотно стянуть нить и сделать так, чтобы узел плотно фиксировал продетую нить. Обязательно оставить «хвостик» для дальнейшего скрепления бумагой.

Небольшой прямоугольник из бумаги должен быть плотным, а если архивация планируется сроком на более чем 10 лет, то рекомендуется применять бумагу из папируса. Данный клочок листа содержит информацию об исполнителе — его анкетные данные и личную подпись, а также зачастую дату сшивания.

Как прошить в 4 дырки

Схема того, как правильно сшить бумаги

Механизм действий при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  1. Подшивать нужно, начиная со второго отверстия от левого края с оборотной стороны пакета бумаг. Потянуть нитку вверх.
  2. Продеть подшивку в крайнюю левую дырочку на главной части документов, протянуть вниз.
  3. На третьем шаге нужно продеть в отверстие, находящееся от левой части страницы с иной стороны «тетради». Потянуть нитку вверх.
  4. Направить иглу во второй отсек от правого края листа, потянуть шнурок вниз, что производится на лицевой стороне.
  5. С тыльной стороны файла протянуть шов через крайнюю правую дыру вверх.
  6. В конце нужно вдеть шнур во 2-ю дыру с правой стороны страниц, что производится аналогично с лицевой стороны.
  7. При необходимости повторить процедуру.

После того, как документ прошит, нужно на каждом листе от руки проставить номера страниц. Есть особые условия простановки нумерации:

  • Простановка осуществляется в порядке возрастания, в основном арабскими цифрами — 1, 2, 3 и т. д.
  • Циферки ставятся в правом верхнем углу, они не должны попадать на основной текст документа.
  • В случае наличия иных бумаг, например, дополнительного соглашения, спецификаций или приложения, они должны подлежать нумерации в сквозную.
  • Если в архивной записи есть бумаги в конверте, то номер присваивается как конверту, так и его содержимому тоже при использовании так называемой сквозной нумерации.
  • При наличии нескольких дел в одном документе цифры на них проставляются раздельно.
  • Если листок выходит далеко за формат А4, то его необходимо сложить в несколько раз. При этом номер листа ставится как и в обычном порядке — на лицевой стороне справа сверху.
  • При наличии скрепленных мини-бумажек к документу (самый яркий пример — чеки) желательно к пакету подготовить оформленную должным образом опись и присвоить ей номер по тем же правилам, по которым осуществлялась нумерация остальных страниц.

Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция

Процедура грамотной архивации отчетности является обязательной для всех представителей структурных отделов фирм любой формы собственности. Архивация документов и договоров включает в себя важные этапы, в числе которых:

  1. Составление плана работы на год, который в обязательном порядке согласовывается со всем руководящим составом организации на собрании. Данный план включает конкретные сроки предоставления всех видов документации для архива. Чтобы график было реально исполнить, нужно предоставлять сотрудникам не конкретный день для сдачи, а какой-то определенный временной отрезок, например, с 10 по 15 число текущего месяца за предыдущий.
  2. В заданные в графике сроки специалист каждого подразделения передает архивариусу бумаги, оформленные и прошитые по механизму, установленному для конкретных документов. К каждому такому делу предоставляется реестр с описью, в котором фиксируются наименования документов, даты их составления и количество листов, также указываются данные об исполнителе.
  3. Архивариус проводит сверку документации на предмет корректности, отсутствия лишних документов, которых нет в описи, считает страницы. При наличии замечаний по прошивке или содержанию документация направляется исполнителю для внесения исправлений, а в случае отсутствия нареканий — принимается на хранение.
  4. Если требуется продублировать документы в электронном виде, то данная процедура находится в ведомстве сотрудников подразделений, которые сканируют бумаги, раскладывают их по папкам электронного архива (в большинстве современных предприятий такой архив присутствует), после чего переходят к завершающей процедуре архивирования разнообразных типов документации.
  5. В конце передачи документов сотрудник на описи проставляет свою подпись. Архивариус, подписываясь, фиксирует факт отсутствия нареканий, присваивает каждому переданному документу номер в специальной книге учета, проставляет дату и вкладывает в соответствующую ячейку.

Передача документа в архив

Обратите внимание! Срок хранения документов по российскому законодательству не может быть менее 10 лет. На определенные виды бумаг устанавливается иные сроки, которые зафиксированы правовыми актами.

К помещению, в котором будет расположен архив, также предъявляются особые требования для сохранения документов в должном виде:

  • хорошая вентиляция;
  • допустимый уровень влажности и пожарной безопасности;
  • наличие специализированной изоляции для электроприборов и проводки;
  • использование пожаростойких материалов при ремонте помещения;
  • отсутствие системы канализации и водопровода в комнате.

Заверение прошитых документов

После того как прошивка успешно завершена, необходимо перейти к процедуре заверения бумажной документации. Для этого необходимо знать, как производят заверение бумаг после прошивки бухгалтеры и предприниматели. Сделать это можно двумя допустимыми способами:

  • через обращение к нотариусу;
  • самостоятельно.

В некоторых случаях, например, при регистрации фирмы, документы придется заверять в нотариальной конторе в обязательном порядке. То же самое касается процесса лицензирования новых видов деятельности. Но если заверить бумаги допускается собственными силами, то нужно руководствоваться требованиями ГОСТа. Самостоятельному заверению подлежит любая внутренняя отчетность, письма, распоряжения, расписание и т. д.

По общему правилу, если производится прошивка документации, достаточно заверить документ на месте прошивки, расположенном на обратной стороне. Обязательно следует указывать число страниц документа в соответствии с нумерацией. Сам процесс заверения предполагает приклеивание прямоугольного отрезка бумаги на узел из ниток так, чтобы оба конца немного свисали после проклейки.

Заверенный документ должен выглядеть так — образец

Клочок бумаги должен содержать следующую информацию:

  • Число страниц — цифрами и полностью. Например, если в документе 23 страницы, то пишется «23 стр. (двадцать три)». Есди есть обрывы страниц документов либо прочие повреждения, можно данные об этом также зафиксировать на листочке.
  • Ф.И.О. человека, который отвечает за прошивку данного договора.
  • Его служебное положение.
  • Личная виза.
  • Печать.

Обратите внимание! Штамп организации нужно ставить так, чтобы он затронул как прямоугольный клочок бумаги, так и листок.

Таким образом, осуществить сшивание документов может каждый самостоятельно. Необходимо следовать основным рекомендациям о том, как прошить договор и прочие важные бумаги, используемые в деловом обороте компаний, банков, налоговых и судебных органов.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

  1. В крайний прокол с тыльной стороны

  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

  1. И соединяем концы нитки

  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

  1. Остается завязать нитку узлом

  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать — ЗДЕСЬ >>>

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей — ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Как прошить документы в 3 дырки схема

Чтобы сохранить важные документы, делопроизводители используют такой проверенный способ, как прошивать документы ниткой в 3 дырки. В статье подробная схема такой прошивки.

Когда требуется прошивать документы в 3 дырки

Любая компания, независимо от численности штата и объемов производства, ведет документооборот. Документами сопровождается:

— внутренняя производственная, административная, финансовая и организационно-распорядительная деятельность;

— внешняя деятельность: взаимодействие с органами власти и контрольно-надзорными, заказчиками и партнерами.

В зависимости от того, насколько важный документ, определяют сроки его хранения. К наиболее важным относятся документы:

  • отражающие производственно-хозяйственную деятельность компании, подтверждающие эффективность принимаемых управленческих решений;
  • финансового характера, которыми подтверждается добросовестность работодателя и выполнение им обязательств перед государственными органами и партнерами по бизнесу;
  • кадровые, по личному составу, которыми подтверждаются трудовые отношения, страховой стаж работников, учитываемый при назначении пенсии.

Один документ может состоять из нескольких листов. Потеря или замена хотя бы одного из них может лишить юридической значимости весь документ. Чтобы избежать случайной утери части документа или целенаправленной подмены в нем листов, многостраничные документы необходимо прошивать.

Документы, которые необходимо прошивать

  • приказы и распоряжения, в том числе, по личному составу;
  • уставные документы;
  • финансовая и бухгалтерская отчетность;
  • штатные расписания;
  • счета-фактуры;
  • акты приемки-передачи и выполнения работ;
  • кассовые книги;
  • ведомости и пр.

Персональная ответственность за сохранность документов организации лежит на ее руководителе. Полномочия по их учету и хранению он может передать специальному подразделению или возложить приказом на ответственное лицо, в том числе, на делопроизводителя или секретаря. А прошивать документы, еще не переданные в архив организации, руководитель может поручить и кому-то из сотрудников подразделения.

Перед тем, как как прошивать документы в 3 дырки, необходимо пронумеровать их листы. Эксперты журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» расскажут, что нумеруют — листы или страницы в журналах регистрации документов.

Как прошивать документы ниткой в 3 дырки

Наиболее надежный способ проконтролировать сохранность всех листов в многостраничном документе — прошивка с помощью прочной нити или тонкого шпагата. В делопроизводстве применяют четыре способа прошивки:

  1. В две дырки или прокола.
  2. В три дырки.
  3. В четыре дырки.
  4. В один прокол (на уголок).

Как прошивать документы: в 3 дырки, в 4 или в две, зависит от степени важности деловых бумаг. В одну или две дырки прошивают те бумаги, которые не имеют большой важности или являются копиями, потерю листов в которых можно легко восполнить. Чаще всего для прошивки наиболее важных бумаг применяют способ прошивки в три, реже – в четыре прокола.

Единых требований к тому, как прошивать документы ниткой в 3 дырки, стандартами не установлено. Некоторые рекомендации можно найти в методичке, утвержденной приказом Росархива №76 от 23.12.2009. Существуют отраслевые инструкции по делопроизводству, в которых также описаны способы прошивки и заверения документации. Эксперты «Системы Кадры» расскажут, какие инструменты использует делопроизводитель, чтобы прошить документы.

Как прошить документы в 3 дырки схема

Перед тем, как прошивать документы ниткой в 3 дырки, подготовьте проколы в документе. Для этой цели удобнее всего использовать дырокол, а при его отсутствии — шило. Три прокола должны быть расположены на одной прямой, вдоль его кромки листов, уложенных стопкой. Средний прокол – по центру длинной стороны листа, два других — на расстоянии не более 3 см от среднего.

Вденьте в иглу с большим ушком нитку и с тыльной стороны проденьте иглу в среднее отверстие. Кончик нитки, который останется с тыльной стороны, должен быть длиной не менее 7 см. С лицевой стороны пропустите в крайнюю дырку иглу с ниткой и затем с тыльной стороны проденьте иглу в другой крайний прокол. Затем на лицевой стороне вденьте иглу в среднее отверстие и вытащите нитку через него на тыльную сторону.

На рисунке показано, как прошить документы в 3 дырки, схема:

Снимите иглу и завяжите оба кончика нитки узелком. Прижмите кончики нитки к тыльной стороне листа и наклейте поверх узелка и нитки прямоугольный листок бумаги. Кончики нитки, если они слишком длинные, обрежьте, оставив 1-2 см.

После того, как клей подсохнет, поверх бумажной пломбы с заступом на поверхность тыльной стороны листа сделайте заверительную надпись. Укажите на наклейке количество листов в документе прописью и цифрами, поставьте свою подпись и дайте ее расшифровку.

Если прошитым документом еще будут активно пользоваться, есть смысл до того, как вы его прошьете, сделать к нему твердую обложку из двух листов картона или плотной бумаги. В этом случае бумажная пломба после прошивки будет располагаться на обратной стороне твердой обложки.

Выполняя установленные правила оформления документов и подготовки их к передаче на хранение, вы сможете сохранить их целостность. Зная, как прошивать документы в 3 дырки, используйте этот способ для того, чтобы исключить замену или утерю листов в любом многостраничном документе.

Читать еще:  Список документов на алименты в гражданском браке
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector